1. Administrator i kontakt
Administratorem jest Rafał Sowiński, prowadzący działalność pod firmą Rafał Sowiński Software, adres: Kilińskiego 148/2, 42-218 Częstochowa, NIP: 573-258-7591, działający jako RS Bikes. W sprawach danych można kontaktować się pisemnie pod tym adresem, telefonicznie: 604 909 592 oraz e-mail: raffekk@gmail.com. Sprawy ochrony danych prowadzi bezpośrednio administrator; w opisanym modelu nie wyznaczono odrębnego inspektora ochrony danych.
2. Jakie dane i skąd otrzymujemy
- Zapytanie i rezerwacja: imię, dane kontaktowe podane przez pytającego, termin, rodzaj sprzętu, miejsce dostawy i informacje potrzebne do dopasowania, np. wzrost lub zakres wzrostu użytkownika.
- Umowa i protokół: imię i nazwisko Najemcy, adres do korespondencji i dochodzenia roszczeń, numer telefonu, e-mail użyty do korespondencji, podpis lub utrwalone oświadczenie o zawarciu umowy, dane firmy i NIP w razie faktury, informacja o umocowaniu przedstawiciela; identyfikatory sprzętu, daty, ceny i rozliczenia kaucji.
- Weryfikacja tożsamości: okazanie dokumentu do wglądu i odnotowanie faktu sprawdzenia tożsamości i pełnoletności, bez kopiowania, skanowania, fotografowania i zatrzymywania dokumentu. Standardowa umowa nie wymaga PESEL, numeru dokumentu ani jego pełnej treści.
- Użytkownicy wskazani przez Najemcę: imię i nazwisko dorosłego użytkownika, jeżeli jest potrzebne do ustalenia osoby uprawnionej do korzystania. Źródłem jest Najemca; przekazujemy informację tej osobie najpóźniej przy pierwszym kontakcie, przed udostępnieniem jej danych kolejnemu odbiorcy, a w każdym razie w terminie wymaganym art. 14 RODO, nie później niż w ciągu miesiąca. Nie żądamy nazwisk dzieci, ich dokumentów ani diagnoz. Do doboru sprzętu wystarczają niezbędne parametry przekazane przez opiekuna, bez tworzenia imiennego profilu dziecka.
- Szkoda i reklamacja: treść zgłoszenia, zdjęcia samego sprzętu, opis zdarzenia, kosztorysy, korespondencja i niezbędne dowody. Nie prosimy o dokumentację medyczną ani o zdjęcia twarzy. Jeśli w konkretnej sprawie roszczeniowej niezbędne okażą się dane o zdrowiu, ich przetwarzanie jest ograniczone do zakresu koniecznego dla roszczeń, z zastosowaniem art. 9 ust. 2 lit. f RODO i właściwej podstawy z art. 6, a nie ogólnej zgody na dowolne dane.
W odniesieniu do danych kontrahenta mogą zostać sprawdzone publiczne rejestry CEIDG/KRS w zakresie statusu przedsiębiorcy i umocowania. Nie kupujemy baz klientów. Zdjęcia sprzętu służą dokumentacji umowy; nie są wykorzystywane do reklamy z wizerunkiem klienta.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa |
|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie, uzgodnienie rezerwacji, zawarcie i wykonanie umowy, dowóz, odbiór i zwrot kaucji | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy na żądanie osoby i wykonanie umowy, której jest stroną. |
| Faktury, rozliczenia podatkowe, obowiązki prawne związane z reklamacją i odpowiedzią na żądania | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne wynikające m.in. z przepisów podatkowych i ustawy o prawach konsumenta. |
| Potwierdzenie tożsamości, dokumentacja stanu, zapobieganie oszustwom, dochodzenie i obrona roszczeń, kontakt z przedstawicielem firmy i wskazanym użytkownikiem | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie mienia, bezpieczeństwie obrotu, prawidłowym wykonaniu relacji z kontrahentem i ochronie prawnej. |
| Dostarczenie strony i zapewnienie jej bezpieczeństwa | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w udostępnianiu oferty i ochronie infrastruktury. |
Nie prowadzimy na tej stronie newslettera ani profilowanego marketingu. Rozmowy telefoniczne nie są w ramach tego modelu nagrywane. Nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie automatycznie ani nie prowadzimy profilowania klientów. Rezerwacja i rozliczenie szkody podlegają ocenie człowieka.
4. Jak długo przechowujemy dane
- Zapytania bez zawarcia umowy: do zakończenia sprawy i maksymalnie 3 miesiące od ostatniego kontaktu; wcześniej, jeżeli dane przestały być potrzebne. Jeżeli powstanie spór, zachowujemy wyłącznie niezbędny zakres na czas jego rozliczenia.
- Realizacja najmu i kaucja: przez czas trwania i rozliczenia umowy. Potem pozostaje tylko dokumentacja potrzebna do obowiązków prawnych lub konkretnych roszczeń, bez dalszego wykorzystywania do zwykłego kontaktu handlowego.
- Umowy i dokumenty potrzebne do roszczeń: do upływu właściwego terminu przedawnienia. Dla roszczeń przedsiębiorcy z działalności jest to co do zasady 3 lata, a dla możliwych roszczeń klienta co do zasady 6 lat, z właściwymi regułami liczenia końca terminu. Dla roszczeń o uszkodzenie lub pogorszenie rzeczy najętej oraz innych wskazanych w art. 677 Kodeksu cywilnego obowiązuje szczególny termin roku od zwrotu rzeczy. Nie zastępujemy tego rocznego terminu automatycznie sześcioletnią retencją wszystkich zdjęć.
- Zdjęcia i protokoły dotyczące stanu sprzętu: zasadniczo do roku od zwrotu. Jeżeli konkretny dowód jest konieczny także w innej nadal aktualnej sprawie, zachowujemy go tylko przez okres uzasadniony tą sprawą; zbędne identyfikatory i zdjęcia usuwamy. W razie wszczętego postępowania, zawieszenia lub przerwania przedawnienia termin ustala się ponownie według przepisów, do prawomocnego zakończenia i rozliczenia sprawy.
- Dokumenty podatkowe i księgowe: przez okres wymagany przepisami właściwymi dla dokumentu, zwykle 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku; dłużej, gdy wynika to z konkretnego obowiązku lub zawieszenia/przerwania przedawnienia. Dla dokumentów objętych KSeF uwzględnia się odrębne ustawowe zasady. Dłuższy obowiązek dotyczący faktury nie uzasadnia przechowywania całej zbędnej dokumentacji tożsamości.
Potrzebę dalszego przechowywania weryfikujemy przy zamykaniu najmu oraz okresowo, co najmniej raz w roku. Dane w aktywnym sporze mają ograniczony dostęp; nie są wykorzystywane do nowych celów.
5. Odbiorcy i przetwarzanie poza EOG
Dane mogą otrzymywać wyłącznie w niezbędnym zakresie: osoby upoważnione do obsługi najmu, dostawcy poczty i usług IT, obsługa księgowa i prawna, bank obsługujący przelew, serwis lub rzeczoznawca oceniający szkodę, ubezpieczyciel, gdy dana sprawa podlega ochronie, oraz uprawnione organy i sądy. Podmioty działające na zlecenie administratora wiąże odpowiednia umowa powierzenia, jeśli wymagają tego przepisy; niezależni administratorzy działają na własnej podstawie. Serwis rowerowy co do zasady otrzymuje numer zlecenia i dane sprzętu, bez pełnej umowy i dokumentacji klienta.
Hosting docelowej strony zapewnia Amazon Web Services, w szczególności Amazon Web Services EMEA SARL w Luksemburgu oraz podmioty infrastruktury AWS. Przekazywane są dane techniczne połączenia potrzebne do dostarczenia strony. Umowy najmu, dane dokumentów tożsamości i protokoły klientów nie są publikowane ani umieszczane w publicznym katalogu strony.
Globalna sieć CloudFront może wiązać się z przetwarzaniem danych technicznych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Dla transferów, które tego wymagają, stosowane są standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej zawarte w AWS Data Processing Addendum, wraz z odpowiednimi środkami uzupełniającymi. Informacje o zabezpieczeniach oraz możliwość uzyskania ich kopii, z ochroną tajemnic prawnie chronionych, są dostępne u administratora i w dokumentacji AWS DPA. Sama lokalizacja bucketa w UE nie oznacza wyłączenia globalnego przetwarzania przez CDN.
W przypadku skorzystania z własnej poczty, księgowości lub innego dostawcy, informacje o faktycznych odbiorcach i zastosowanych zabezpieczeniach uzyskasz od administratora. Zmiana dostawcy lub dodanie nowego rodzaju transferu wymaga aktualizacji informacji przed rozpoczęciem nowego przetwarzania.
6. Twoje prawa
Na warunkach RODO przysługują Ci prawa dostępu do danych i uzyskania kopii, sprostowania, usunięcia i ograniczenia przetwarzania. Prawo przenoszenia dotyczy danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody, w zakresie określonym art. 20 RODO.
Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Po sprzeciwie administrator zaprzestaje takiego przetwarzania, chyba że wykaże ważne prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
Żądanie można zgłosić na dane z pkt 1. Odpowiedź następuje bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. Przedłużenie o dalsze dwa miesiące jest możliwe w przypadkach określonych RODO, z informacją o przyczynach przekazaną w pierwszym miesiącu. Tożsamość potwierdzamy proporcjonalnie; nie wymagamy automatycznie skanu dowodu. Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna. Obowiązek zachowania dokumentów lub potrzeba ochrony roszczeń może ograniczyć możliwość natychmiastowego usunięcia części danych.
Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne dane kontaktowe i sposób złożenia skargi są dostępne na uodo.gov.pl. Nie musisz uprzednio uzyskać zgody administratora ani wyczerpać reklamacji dotyczącej najmu.
7. Czy podanie danych jest konieczne
Podanie danych potrzebnych do ustalenia strony umowy, kontaktu, wydania i zwrotu sprzętu jest warunkiem zawarcia i wykonania najmu. Odmowa może uniemożliwić najem lub dowóz. Dane fakturowe są wymagane w zakresie wynikającym z przepisów. Parametry dopasowania podaje się tylko w zakresie potrzebnym do dobrania sprzętu; nie prosimy o diagnozy, PESEL dziecka ani zgodę na reklamę. Jeśli przetwarzanie w przyszłości zostanie oparte na zgodzie, będzie ona odrębna, dobrowolna i możliwa do wycofania, bez wpływu na wcześniejszą zgodność przetwarzania.
8. Dane techniczne strony, cookies i odnośniki
Przy otwieraniu strony dostawca infrastruktury otrzymuje technicznie niezbędne dane, w szczególności adres IP, czas i adres żądania, dane przeglądarki i protokołu oraz ewentualny nagłówek odsyłający. Służą dostarczeniu treści, obsłudze połączenia i bezpieczeństwu. Administrator nie włącza własnych logów dostępu S3/CloudFront ani narzędzi analitycznych; nie przechowuje w swoim panelu historii odwiedzin. Dane przetwarzane przez dostawcę w celu działania infrastruktury podlegają okresom wynikającym z jego umowy i obowiązków bezpieczeństwa; informacje o okresie dla konkretnego żądania można uzyskać przez kontakt z administratorem. Ewentualne własne logowanie w przyszłości wymaga określenia retencji i aktualizacji tej informacji.
Strona nie ustawia cookies analitycznych, reklamowych ani innych własnych plików cookies, nie korzysta z localStorage do identyfikacji odwiedzających i nie wysyła danych formularza rezerwacyjnego. Filtry oferty działają wyłącznie w pamięci przeglądarki. Grafiki, skrypty i fonty nie są pobierane z zewnętrznych serwisów. Nie stosuje się zgody zbiorczej na śledzenie.
Odnośnik do serwisu turystycznego, Boost Bike lub innej strony otwiera stronę zewnętrzną dopiero po jego użyciu. Jej administrator samodzielnie określa zasady przetwarzania. Kliknięcie numeru telefonu może uruchomić aplikację telefoniczną, a e-maila — program pocztowy; podlegają one także zasadom wybranego przez użytkownika dostawcy.